Protocol Privacywetgeving: Stichting Gemeenschapsvoorzieningen Haaren
Autoriteit Persoonsgegevens voor verenigingen stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties.
Stichting Gemeenschapsvoorzieningen Haaren (SGH) is opgericht op 13 november 1975 met als doel:
- Het beheer van gemeenschapsvoorzieningen voor activiteiten van plaatselijke verenigingen, stichtingen en werkgroepen op maatschappelijk, sociaal-cultureel, levensbeschouwelijk, recreatief en cultureel gebied.
- De oprichting, het beheer en de exploitatie van gebouwen die ruimte bieden voor hierboven bedoelde activiteiten en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn alles in de ruimste zin des woords.
Wat wordt vastgelegd:
Naam organisatie en naam, (voornaam), voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats van de contactpersoon van gebruikers/huurders van de ruimte die onder het beheer vallen van de stichting (particulieren zowel als organisaties ) alsmede telefoonnummer en email adres.
Tevens Naam, voornaam, voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats van personeelsleden van SGH alsmede geboortedatum en geboorteplaats. Naam, voornaam, voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats, geboortedatum en geboorteplaats van vrijwilligers.
Naam, voornaam, voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats van bestuursleden. Van SGH (ten behoeve van o.a. aanmelden Kamer van Koophandel). Foto’s van activiteiten worden geplaatst op de website in overleg met betreffende organisatie en worden op eerste verzoek van betrokkenen onmiddellijk verwijderd.
Waar wordt het vastgelegd:
De Beheerder of zijn administratief medewerker werkt jaarlijks de gebruikerslijsten en zalenplanner bij op de computers van de administratie ten behoeve van de planning en inning van huurpenningen. De computer wordt beveiligd met een virus scanprogramma en persoonlijke inlogcode en wachtwoord.
Ook op een afgeschermd gedeelte van de website, alleen toegankelijk voor beheerder, administratief medewerker en bestuurslid staan deze gegevens vermeld. Adressenbestand in kaartenbak op administratie in voor derden afsluitbaar kantoor. Er wordt een back-up van het digitale bestand bewaard op de administratie in een afgesloten kast.
Waarom wordt dit vastgelegd
De gegevens worden vastgelegd om de werkzaamheden van de stichting uit te kunnen voeren zijnde het faciliteren van ruimtes en het innen van huurpenningen.
De Beheerder is hiervoor verantwoordelijk. Deze is ook eindverantwoordelijke voor de website.
Ook de webbouwer kan bij de gegevens vermeld in de zalenplanner om de website te bouwen en in stand te houden.
De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger daarom verzoekt.
Verstrekken gegevens aan derden.
Er worden geen gegevens zonder toestemming van de gebruikers aan derden verstrekt.
Procedure datalekken.
De computer is beveiligd met een virusscanner en persoonsgebonden inlogcode en wachtwoord.. Indien de computer of de website gehackt blijkt , wordt dit gemeld bij het bestuur en zal men uitzoeken wat de gevolgen hiervan zijn en hoe dit opgelost kan worden. Tot er uitsluitsel is, is de betreffende computer losgekoppeld van het netwerk oftewel is de website offline. De Beheerder zal dit dan melden bij de autoriteit persoonsgegevens via http.//datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl